Seperti pada tulisan integrasi SI ini, UGM memulai pendekatan yang lebih terkonsolidasi atau terpusat dalam pengembangan sistem informasi sejak 2017. Konsolidasi ini khususnya untuk SI yang berhubungan dengan administrasi kampus. Konsolidasi ini sisi teknologi dan juga manajemen pengembangan SI. Programer yang tadinya bertebaran di banyak unit kerja, disatukan pada direktorat yang berkaitan dengan TI. Penganggaran dan keuangan yang berkaitan dengan TI, juga memerlukan pertimbangan dari direktorat TI (DSSDI) sebelum disetujui dan dimanfaatkan.
Konsolidasi teknis dijalankan dengan cara menyatukan database (basis data) secara fisik maupun logik dalam bentuk cluster terpusat di data center UGM. Pengembangan aplikasi menggunakan standard framework yang sama. Menggunakan UGMFW (ugm framework), yang diturunkan dari CI (code igniter). Selain itu, sistem otentikasi, server development dan production juga distandardkan.
SI terintegrasi, yang dinamakan simaster, menyatukan fungsi administrasi untuk tri dharma (pendidikan, pengabdian, penelitian) dan aspek pendukung (SDM, keuangan,dll). Salah satu milestone penting adalah penyatuan SIA (sistem informasi akademik) di UGM. Tadinya, terdapat lebih dari 50 instance SIA di berbagai fakultas dan prodi, yang ingin disatukan. Sejak akhir 2019, semua prodi di semua fakultas join ke SIA-Simaster. Impaknya, memungkinkan pertukaran kuliah lintas disiplin, dalam rangka Merdeka Belajar Kampus Merdeka.
Karena terkonsolidasi, maka kebebasan unit kerja untuk membuat SI sendiri menjadi terkendala atau tidak bisa. Tantangannya, adalah menjaga agar semua dalam koridor pengembangan. Gesekan-gesekan tentu saja ada, tapi bila dikelola dengan baik, biasanya akan terjadi kesepemahaman.
Menengok ke belakang, seperti pada tulisan pertama pada tahun 2013, melakukan integrasi SI di Universitas tidak mudah. Pendekatan yg ditempuh pada saat itu adalah seperti menyatukan sistem yang terdistribusi. Ada banyak aplikasi dan database, dibuat jembatan dengan teknologi webservice. Solusi yang dirasa ideal, karena aplikasi yg sudah ada masih bisa dipertahankan, sehingga bisa melakukan efisiensi dan mengurangi resistensi.
Walau secara teknis memungkinkan dan teknologinya juga tersedia, pelaksanaanya tidak mudah bahkan bisa dikatakan sulit. Di level mikro, seringnya karena terjadinya perubahan aplikasi (atau database), yang tidak terkoordinasikan, sehingga menyebabkan jembatannya tidak berfungsi. Sebagai contoh aplikasi akademik dan sdm dihubungkan dengan web service untuk pertukaran data. Perubahan aplikasi akademik (contoh: tabel referensi mata kuliah), menyebabkan web service perlu ditulis ulang. Bila tidak terkomunikasikan, web service yang ada menjadi tidak berfungsi.
Kejadian ini tidak terisolasi hanya pada satu aplikasi saja, tapi juga aplikasi yang lain (contoh: aset, keuangan, dll). Diskoordinasi ini ada banyak penyebab, tidak melulu masalah projek sistem informasi, tapi juga karena masalah otoritas di level makro. Unit kerja di UGM (contoh: direktorat, fakultas) mempunyai/merasa mempunyai wewenang dan anggaran TI yang relatif otonom penggunaannya. Selain itu, mereka mempunyai programer sendiri. Unit menjadi ‘kreatif’ dalam mengembangkan aplikasi.
Kurangnya standard interoperabilitas di universitas juga salah satu penyebab. Sistem terdistribusi memerlukan standar yang ketat. Internet, sebagai contoh sistem terdistribusi global, bisa berjalan baik karena banyaknya standard yang mengatur, dari layer fisik sampai aplikasi, oleh IEEE sampai IETF.
Singkat cerita, setelah bertahun-tahun berjalan (mulai awal 2000-an, masa PT BHMN), pendekatan interoperabilitas antar aplikasi tidak berjalan dengan baik di UGM. Pada tahun 2017, kami melakukan u-turn, pendekatannya menjadi sistem tersentral. Simaster menjadi official SI di kampus.
Database dan aplikasi disatukan, yang ada dimigrasikan atau dihilangkan. Unit tidak dibolehkan mengembangkan sistem informasi sendiri. Programmer dan wewenang anggaran juga dipusatkan. Terdengar mudah? Sulit pastinya. Apakah semua setuju? Resistensi ada tentunya. Tapi itu menjadi cerita lain tersendiri ..
Ditengah kondisi pandemi covid-19, proses pembelajaran di sekolah menjadi terhenti. Dari paud (pendidikan anak usia dini) sampai perguruan tinggi, semua diminta melakukan pembelajaran jarah jauh (PJJ), belajar dari rumah. Pembelajaran disampaikan oleh guru melalui media daring (dalam jaringan, Internet). Siswa umumnya mengakses melalui media smartphone atau laptop. Problemnya adalah tidak semua siswa mempunyai akses Internet, baik karena ketiadaan biaya (untuk membeli kuota), tidak ada sinyal Internet maupun tidak memiliki smartphone. Menurut survei APJII (asosiasi pengusahana jasa Internet Indonesia) masih terdapat 32,2% (~93 juta orang) penduduk Indonesia yang tidak memiliki akses Internet. Separo lebih, 55% pengguna Internet, masih terpusat di pulau Jawa. Lihat gambar di bawah, untuk contoh jangkauan sinyal di beberapa daerah di Indonesia.
Bagi pihak sekolah dan guru juga tidak mudah, karena menyiapkan materi digital ternyata memerlukan usaha dan waktu ekstra. Tidak semua memiliki ketrampilan dan alat bantu yang diperlukan untuk membuat materi pembelajaran digital. Terlebih menurut data Kemendikbud terdapat 8.522 sekolah tidak berlistrik dan 42.159 tidak mempunyai akses Internet.
Terdapat ancaman lost generation karena banyak siswa dan sekolah yang tidak mampu menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh berbasis daring atau Internet. Ancaman ini nyata karena sudah banyak cerita tentang siswa didik yang putus sekolah karena berbagai kendala yang dialami selama pembelajaran jarak jauh.
Salah satu usaha yang dilakukan pemerintah (baca: kemendikbud) adalah memberikan subsidi pulsa kepada guru, siswa dan dosen selama 4 bulan sampai Desember 2020, dengan nilai hampir 9 triliun rupiah. Selain jumlah yang sangat besar, subsidi tersebut hanya mengatasi sebagian dari masalah. Ketersediaan listrik, kesulitan membuat materi pembelajaran digital, pemerataan infrastruktur Internet, sampai kepemilikan gadget untuk akses, masih belum akan tertangani dalam waktu dekat.
Untuk mencari solusi alternatif, kita perlu bertanya ulang, apakah Internet merupakan satu-satunya media pembelajaran jarak jauh yang tersedia? Jawaban singkatnya: tidak. Bila kita menyederhanakan value chain (rantai nilai) dari pembelajaran terdiri dari:
guru
materi ajar
medium penyampaian
siswa
Dalam pembelajaran luring, poin 1 – 4 semua berada dalam locus dan tempus yang sama, sehingga proses pembelajaran relatif sederhana. Komunikasi yang terjadi menjadi kaya, karena bisa full duplex (dua arah secara bersamaan), real time (waktu nyata), dan gaya belajar visual, auditori dan kinestetik bisa terfasilitasi karena tersedianya media penyampaian dengan bandwidth tidak terbatas (ruang kelas).
Dalam pembelajaran jarak jauh, guru dan siswa berada dalam lokasi dan waktu yang berbeda. Yang diperlukan adalah infrastruktur tele komunikasi (komunikasi jarak jauh). Internet berperan sebagai media full duplex, dengan prasyarat siswa berada dalam daerah yang mempunyai listrik, terjangkau infrastruktur Internet, siap dengan gadget untuk belajar, mempunyai kuota.
Bila prasyarat infrastruktur dan teknologi tersebut tidak bisa terpenuhi, maka perlu dikembangkan skenario lain. Bila rumah siswa dan sekolah cukup dekat dan terjangkau, cara paling sederhana adalah materi ajar dibagikan/diambil secara fisik. Bisa diantar ke rumah atau diambil di sekolah, karena siswa PAUD, SD dan SMP umumnya berada dalam satu desa atau kecamatan dengan sekolahnya. Pengiriman melalui post pun dimungkinkan bila jaraknya cukup jauh atau untuk alasan kepraktisan. Mekanisme ini sering disebut sebagai sistem Pitsman, dimulai pada 1840 di Inggris. Cara ini tetap memungkinkan komunikasi dua arah (full duplex), walau dengan waktu yang tidak bersamaan (asynchronous). Materi ajar yang dibagikan bisa berupa bahan cetak maupun digital, mempertimbangkan fasilitas yang dimiliki oleh siswa.
Mekanisme alternatif lain adalah menggunakan radio maupun televisi. Bisa diasumsikan bahwa setiap rumah tangga memilikinya, sehingga semua siswa memiliki akses ke radio/televisi sebagai alat pembelajaran. Karakteristik perambatan gelombang radio memungkinkan untuk komunikasi jarak jauh. Gelombang radio juga bisa melewati halangan topografi (contoh: hutan/bukit/gunung), sehingga cocok untuk kondisi geografis di Indonesia. Semua daerah juga memiliki pemancar radio lokal, sehingga dinas pendidikan atau sekolah bisa bekerjasama untuk memancarkan secara broadcast materi ajar. Penyesuaian guru juga relatif mudah, karena model pembelajaran verbal/auditori sudah sering dilakukan dalam kelas.
Melihat keragaman kondisi infrastruktur dan rantai nilai dari pembelajaran di Indonesia, pembelajaran jarak jauh sebaiknya tidak menggunakan moda tunggal Internet. Pemilihan moda bisa mempertimbangkan kondisi infrastruktur, geografis, serta kesiapan guru dan siswa didik. Sekolah di daerah perkotaan, dengan infrastruktur listrik dan Internet memadai, siswa yang mampu memiliki gawai cerdas dan menjangkau biaya kuota, maka pembelajaran daring bisa menjadi pilihan. Bila prasyarat tersebut tidak tersedia, mekanisme pembelajaran jarak jauh yang lain bisa menjadi pilihan.
Rencana mendatangkan dosen asing di Indonesia menuai kontroversi di dunia pendidikan/akademik di Indonesia. Ada beberapa hal yang memicu kontroversi tersebut, yg bila tidak diperhatikan akan mementahkan tujuan awal dari mendatangkan dosen asing.
Dari sisi pemilihan diksi (dosen asing) & substansi tidak tepat, Seolah2 mendikotomi asing vs lokal. Dimana asing = bagus (sehingga layak dibayar lebih tinggi) dan dosen lokal = jelek, sehingga layak dibayar lebih rendah.
Lebih fair kalau rekruitmennya (contoh diberi nama saja ‘dosen top‘) dilakukan terbuka, dengan kualifikasi dan target capaian jelas, tidak memandang asing/non-asing atau WNI/WNA. Shg orang Indonesia (termasuk diaspora) juga punya kesempatan yg sama. Yang tidak kalah penting adalah mekanisme untuk menghentikan dosen tersebut bila tidak memenuhi kinerja sesuai target.
Menimbulkan masalah sosial karena kesenjangan pendapatan yg luar biasa. Kita tahu honor/gaji dosen di Indonesia (bahkan dgn dgn gelar doktor LN) tidak kompetitif. Kalau di PTN akan ikut sistem penggajian PNS. Sistem insentif dosen di Indonesia perlu diperbaiki dulu. Dosen asing dibayar ~10x lipat seolah2 10x lebih pintar, atau dosen lokal 10x lebih bodoh.
Problem pendidikan tinggi di Indonesia menurut saya lebih ke sistemik dan regulasi. Dosen terbebani masalah administrasi, kesejahteraan kurang, alat lab yg terbatas, link & match dgn industri kurang, dana penelitian, inefisiensi pengelolaan PT dll.
Perbaikan tsb lebih prioritas dibandingkan mendatangkan dosen asing. Perbaikan sistemik tersebut dan lebih susah dan tidak bisa instan.
Bila tidak, alhasil nantinya dosen asing top yang berkiprah di Indonesia, kinerjanya tidak akan jauh berbeda. Ibarat naek mobil F1 di jalan kampung ya kecepatannya tetap max 30 km/jam
Iming2 65 juta bagi dosen dari univ. top di Barat sptnya tidak cukup banyak sebagai daya tarik bagi mereka untuk migrasi ke Indonesia. Tidak ada insentif akademik/ilmiah bagi mereka untuk datang ke Indonesia. Ujung2nya dosen asing yg ke Indonesia pun bukan yg top atau yang sudah tidak aktif/pensiun
Mengembangkan dan menerapkan sebuah sistem informasi (SI) tidak mudah. Selain tantangan teknis, permasalahan non-teknis akan banyak dijumpai dalam proses tersebut.
Pengembangan SI di lingkup universitas (baca: UGM) juga menjumpai banyak tantangan. Kesulitan utama adalah, dalam sejarahnya, banyak unit (fakultas/direktorat) yang sudah mempunyai aplikasi sendiri-sendiri (berikut database nya).
Hal ini menyebabkan terbentuk banyak pulau data yang tidak saling terhubung. Disintegrasi informasi menyebabkan sumbangan SI terhadap proses bisnis di UGM menjadi tidak maksimal. Evidence-based policy making (pengambilan keputusan dengan berdasar data) juga sulit dilakukan.
Dalam mengintegrasikan SI ada dua pilihan: menggunakan satu aplikasi & database, atau mengintegrasikan yang sudah ada menjadi bentuk service (layanan). Arsitektur SI di UGM bisa dilihat pada gambar di bawah. Webservice merupakan platform yang digunakan untuk mengintegrasikan aplikasi. Data warehouse digunakan untuk agregasi data lintas aplikasi.
Untuk SI yang sudah terlanjur ada maka pilihan kedua (dalam bentuk webservice) ditempuh. Tapi untuk aplikasi baru maka pendekatan pertama yang ditempuh.
Saat ini UGM sedang mengerjakan 24 inisiatif pengembangan dan integrasi SI. Penerapan SI berhasil bila sudah selaras dengan proses bisnisnya. SI akan membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.
Fast forward, bila ingin mengetahui kisah selanjutnya, bisa lihat tulisan kedua dan ketiga
