widyawan

Seperti tertulis di post sebelumnya, UGM berusaha meningkatkan kualitas beberapa layanan TI dasarnya (jaringan, Internet, email). Kualitas layanan dasar ini merupakan pondasi untuk ber-inovasi dibidang TI lainnya.

Email merupakan salah satu layanan utama yang paling banyak digunakan. Selama masa2 awal di PSDI, saya mendengar beberapa hal yang sering dikeluhkan ttg email seperti spam, bouncing, keterbatasan kuota dan email yang sering terlambat sampai. Sebenarnya keterbatasan diatas bisa ditangani dengan user yang lebih pro-aktif, seperti rajin mendelete mailbox nya, menggunakan POP3, menggunakan password yang sulit dibajak dll. Tapi seperti layaknya penggunaan teknologi yang lain, edukasi merupakan hal yang tidak mudah dan tidak murah (waktu, tenaga dan juga biaya). Kesulitan akan bertambah bila yang diedukasi adalah dosen ;). Selain itu, user punya benchmark layanan email seperti Yahoo, Gmail, Hotmail dll.

Ditengah keinginan untuk terus berinovasi ditengah keterbatasan yang ada, tawaran penggunaan Google Apps for Education menjadi menarik. Mereka menawarkan layanan email menggunakan server dan anti spam mereka, juga kapasitas yang besar (sampai 30 Gb), dan layanan yang lain (Drive, Hangout, Calendar dll).

Namun demikian, salah satu hal yang terbersit ketika mendengar penawaran dari representatif Google adalah tentang kepemilikan data dan privacy. Pengguna biasanya khawatir tentang 2 hal utama tersebut.

Dari diskusi terungkap bahwa Google, dalam term & condition nya, menjamin 2 hal tersebut: data tetap milik pengguna dan privacy dilindungi. Hal ini terlihat dengan tidak adanya data mining  & tidak ada iklan di email.

Dengan menimbang segala kelebihan dan kekurangannya akhirnya diputuskan untuk menggunakan GApps di UGM semenjak maret 2013. Diantara universitas besar di Indonesia, UGM termasuk pelopor yang berani. Sampai tulisan ini dibuat, banyak pengguna yang mengapresiasi langkah tersebut, dan ribuan civitas akademika menggunakannya. Bila pengguna komersial membayar sekitar $50/tahun/user, maka dengan 100.000 akun yg diberikan free ke UGM, maka kerjasama ini bernilai 100.000 x $50/tahun = $5 juta ~ 50 milyar rupiah/tahun !

Secara teknis, salah satu yang membedakan implementasi dgn yg lain adalah server email existing di UGM  tetap dijalankan. Email yang diterima akan dikirim ganda. Sehingga bisa dikatakan sistemnya adalah hybrid cloud. Dengan redundasi tentunya akan meningkatkan kehandalan.

Enjoy!

Note: untuk mengakses GApps, login di http://ugmail.ugm.ac.id.

Sejak berubah kelembagaan 2012, layanan PSDI (dulu PPTIK) bertambah ragamnya. Tadinya tanggung jawab utamanya memberikan layanan Internet dan aplikasi TI (email, web, VOIP dll), sekarang juga mengelola Sistem Informasi (SI) di UGM. Pengembangan SI termasuk development dan juga integrasi sistem2 yang ada.

Memberikan layanan Teknologi Informasi untuk universitas sebesar UGM itu susah-susah gampang.  Ada 60.000 mahasiswa (terbesar se Indonesia), 2500+ dosen, dan 4000+ staff karyawan. Diantara itu semua, memuaskan dosen, mungkin itu yang paling susah :).

Ketika diminta menahkodai PSDI, saya memulainya dengan mengkategorisasi layanan TI di UGM. Layanan dasar, yaitu jaringan dan Internet.  Layanan aplikasi, seperti email & web. Layanan inovasi, seperti Sistem Informasi.

Layanan dasar merupakan layanan yang kritis, putus dalam hitungan detik saja semua user tahu dan biasanya langsung bereaksi dan mengeluh. Internet juga sudah merupakan layanan yang take it for granted, atau normalnya ada. Akibatnya diperlakukan mirip listrik PLN, ketika lancar tidak ada yang mengapresiasi, ketika macet banyak yang notifikasi :D.

Email merupakan salah satu layanan aplikasi TI yang sangat penting. Email merupakan alat komunikasi utama dosen di dunia maya. Gangguan layanan selama beberapa saat (orde menit-jam), maka akan terasa. Permasalahan utama lain adalah spam. Tidak hanya mailbox user yang kemasukan spam, tapi juga akun yang terbajak yang kemudian digunakan untuk mengirimkan spam.

Dua layanan utama diatas harus distabilisasi agar UGM bisa melangkah ke penyediaan layanan yang lebih inovatif (web, sistem informasi dll).

Untuk meningkatkan kehandalan Internet, UGM melanggan 2 ISP yang berbeda: Telkom dan Lintas Artha. Satu provider merupakan backup yang lain. Selain itu masing2 provider menyediakan 3 jalur berbeda: 1 jalur internasional, 1 jalur nasional IIX (Indonesia Internet Exchange) dan CDN (Content Delivery Network untuk akses You Tube).

Langganan bandwidth  juga ditingkatkan seperti gambar dibawah.

Pada saat tulisan ini dibuat, posisi bandwidth di UGM adalah 800 Mbps. Banyak yang mengapresiasi peningkatan bandwidth ini secara pribadi, sangat menyenangkan tentunya 🙂

Selain itu UGM juga sedang dalam tahap membangun jalur redundan Fiber Optic di lingkungan kampus. Kita sudah mempunyai jaringan FO, tapi sudah cukup berumur (12 tahun), sehingga membutuhkan peremajaan dan backup. Peta jalur redundan bisa dilihat pada gambar dibawah.

Untuk meningkatkan kehandalan layanan email, tunggu tulisan berikutnya yang menceritakan kerjasama dengan Google.