Mengembangkan dan menerapkan sebuah sistem informasi (SI) tidak mudah. Selain tantangan teknis, permasalahan non-teknis akan banyak dijumpai dalam proses tersebut.
Pengembangan SI di lingkup universitas (baca: UGM) juga menjumpai banyak tantangan. Kesulitan utama adalah, dalam sejarahnya, banyak unit (fakultas/direktorat) yang sudah mempunyai aplikasi sendiri-sendiri (berikut database nya).
Hal ini menyebabkan terbentuk banyak pulau data yang tidak saling terhubung. Disintegrasi informasi menyebabkan sumbangan SI terhadap proses bisnis di UGM menjadi tidak maksimal. Evidence-based policy making (pengambilan keputusan dengan berdasar data) juga sulit dilakukan.
Dalam mengintegrasikan SI ada dua pilihan: menggunakan satu aplikasi & database, atau mengintegrasikan yang sudah ada menjadi bentuk service (layanan). Arsitektur SI di UGM bisa dilihat pada gambar di bawah. Webservice merupakan platform yang digunakan untuk mengintegrasikan aplikasi. Data warehouse digunakan untuk agregasi data lintas aplikasi.
Untuk SI yang sudah terlanjur ada maka pilihan kedua (dalam bentuk webservice) ditempuh. Tapi untuk aplikasi baru maka pendekatan pertama yang ditempuh.
Saat ini UGM sedang mengerjakan 24 inisiatif pengembangan dan integrasi SI. Penerapan SI berhasil bila sudah selaras dengan proses bisnisnya. SI akan membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.
Fast forward, bila ingin mengetahui kisah selanjutnya, bisa lihat tulisan kedua dan ketiga