Seperti tertulis di post sebelumnya, UGM berusaha meningkatkan kualitas beberapa layanan TI dasarnya (jaringan, Internet, email). Kualitas layanan dasar ini merupakan pondasi untuk ber-inovasi dibidang TI lainnya.
Email merupakan salah satu layanan utama yang paling banyak digunakan. Selama masa2 awal di PSDI, saya mendengar beberapa hal yang sering dikeluhkan ttg email seperti spam, bouncing, keterbatasan kuota dan email yang sering terlambat sampai. Sebenarnya keterbatasan diatas bisa ditangani dengan user yang lebih pro-aktif, seperti rajin mendelete mailbox nya, menggunakan POP3, menggunakan password yang sulit dibajak dll. Tapi seperti layaknya penggunaan teknologi yang lain, edukasi merupakan hal yang tidak mudah dan tidak murah (waktu, tenaga dan juga biaya). Kesulitan akan bertambah bila yang diedukasi adalah dosen ;). Selain itu, user punya benchmark layanan email seperti Yahoo, Gmail, Hotmail dll.
Ditengah keinginan untuk terus berinovasi ditengah keterbatasan yang ada, tawaran penggunaan Google Apps for Education menjadi menarik. Mereka menawarkan layanan email menggunakan server dan anti spam mereka, juga kapasitas yang besar (sampai 30 Gb), dan layanan yang lain (Drive, Hangout, Calendar dll).
Namun demikian, salah satu hal yang terbersit ketika mendengar penawaran dari representatif Google adalah tentang kepemilikan data dan privacy. Pengguna biasanya khawatir tentang 2 hal utama tersebut.
Dari diskusi terungkap bahwa Google, dalam term & condition nya, menjamin 2 hal tersebut: data tetap milik pengguna dan privacy dilindungi. Hal ini terlihat dengan tidak adanya data mining & tidak ada iklan di email.
Dengan menimbang segala kelebihan dan kekurangannya akhirnya diputuskan untuk menggunakan GApps di UGM semenjak maret 2013. Diantara universitas besar di Indonesia, UGM termasuk pelopor yang berani. Sampai tulisan ini dibuat, banyak pengguna yang mengapresiasi langkah tersebut, dan ribuan civitas akademika menggunakannya. Bila pengguna komersial membayar sekitar $50/tahun/user, maka dengan 100.000 akun yg diberikan free ke UGM, maka kerjasama ini bernilai 100.000 x $50/tahun = $5 juta ~ 50 milyar rupiah/tahun !
Secara teknis, salah satu yang membedakan implementasi dgn yg lain adalah server email existing di UGM tetap dijalankan. Email yang diterima akan dikirim ganda. Sehingga bisa dikatakan sistemnya adalah hybrid cloud. Dengan redundasi tentunya akan meningkatkan kehandalan.
Enjoy!
Note: untuk mengakses GApps, login di http://ugmail.ugm.ac.id.
About the author